Deutsche Post DHL Geschäftsbericht 2013

Geschäftsbericht 2013

Chancen- und Risikomanagement

Auszug aus dem Konzerngeschäftsbericht 2013 der Deutsche Post AG

Chancen- und Risikomanagement mit einheitlichem Berichtsstandard

Als international tätiges Logistikunternehmen sind wir einer Reihe von Veränderungen ausgesetzt. Wir wollen die sich daraus ergebenden Chancen und Risiken früh erkennen sowie erforderliche Maßnahmen in den im Einzelnen betroffenen Bereichen rechtzeitig ergreifen, um so den Unternehmenswert nachhaltig zu steigern. Dieses Ziel unterstützen wir mit einem konzernweiten Chancen- und Risikomanagement. Quartalsweise schätzen Manager die Auswirkungen künftiger Szenarien ein, bewerten die Chancen und Risiken ihrer Bereiche und stellen geplante sowie bereits ergriffene Maßnahmen dar. Die Abfrage und Freigabe erfolgt hierarchisch, sodass das Management unterschiedlicher Ebenen in den Ablauf eingebunden ist. Chancen und Risiken können jederzeit auch ad hoc gemeldet werden.

Unser Prozess zur Früherkennung verknüpft das Chancen- und Risikomanagement im Konzern zu einem einheitlichen Berichtsstandard. Die dabei eingesetzte IT-Anwendung entwickeln wir stetig weiter. Bei den Standardauswertungen nutzen wir darüber hinaus die Monte-Carlo-Simulation zur Chancen- und Risikoaggregation.

Diese stochastische Methode berücksichtigt die Eintrittswahrscheinlichkeit der zugrunde liegenden Chancen und Risiken und basiert auf dem Gesetz der großen Zahlen. Aus den Verteilungsfunktionen der einzelnen Chancen und Risiken werden 1-MIO-mal zufällig ausgewählte Szenarien – je Chance und Risiko eins – miteinander kombiniert. Die Ergebnisgrafik zeigt die Häufigkeitsdichte der daraus resultierenden Gesamtergebnisse. Folgende Grafik zeigt beispielhaft ein Simulationsergebnis:

Monte-Carlo-Simulation
Chancen- und Risikomanagementprozess im Ablauf

Die wichtigsten Schritte unseres Chancen- und Risikomanagementprozesses:

  1. Erkennen und bewerten: Chancen und Risiken sind definiert als potenzielle Abweichung vom geplanten Unternehmensergebnis. Quartalsweise schätzen Führungskräfte aller Unternehmensbereiche und Regionen unsere Chancen- und Risikosituation ein und dokumentieren entsprechende Maßnahmen. Sie bewerten in Form von Szenarien beste, erwartete und schlechteste Fälle. Für jedes identifizierte Risiko wird mindestens ein Verantwortlicher benannt, der es bewertet, überwacht, mögliche Vorgehensweisen benennt, um es zu steuern, und darüber berichtet. Dies gilt ebenso für die Chancen. Die Ergebnisse werden in einer Datenbank dokumentiert.
  2. Aggregieren und berichten: Die verantwortlichen Controllingeinheiten sammeln diese Ergebnisse, werten sie aus und prüfen ihre Plausibilität. Sollten sich einzelne finanzielle Effekte überschneiden, so wird dies in unserer Datenbank vermerkt und beim Bündeln berücksichtigt. Nach Freigabe durch den Bereichsverantwortlichen werden alle Ergebnisse an die nächste Hierarchieebene weitergegeben. Auf der letzten Stufe berichtet das Konzerncontrolling dem Konzernvorstand über die wesentlichen Chancen und Risiken sowie über die möglichen Gesamteffekte je Unternehmensbereich. Dazu erfolgt eine Chancen- und Risikoaggregation für wesentliche Organisationsebenen. Wir gehen nach zwei Methoden vor: Zum einen ermitteln wir eine mögliche Bandbreite des Bereichsergebnisses und summieren die jeweiligen Szenarien auf. So geben die Summen der „schlechtesten“ und der „besten“ Fälle die Gesamtbandbreite für das Ergebnis des Bereichs an. Innerhalb dieser Extremszenarien zeigt die Summe der „erwarteten Fälle“ die aktuelle Erwartung an. Zum anderen setzen wir die Monte-Carlo-Simulation ein. Deren Ergebnisse auf Ebene der Unternehmensbereiche sind regelmäßiger Bestandteil der Chancen- und Risikoberichte an den Gesamtvorstand.
  3. Gesamtstrategie: Der Konzernvorstand legt fest, nach welcher Systematik Chancen und Risiken zu analysieren und zu berichten sind. Die Berichte des Konzerncontrollings bieten dem Vorstand eine zusätzliche regelmäßige Informationsbasis für die Gesamtsteuerung des Konzerns.
  4. Operative Maßnahmen: Innerhalb der einzelnen Bereiche werden Maßnahmen festgelegt, mit denen Chancen und Risiken gesteuert werden. Anhand von Kosten-Nutzen-Analysen wird bewertet, ob Risiken vermieden, verringert oder auf Dritte übertragen werden können.
  5. Kontrolle: Für wichtige Chancen und Risiken sind Frühwarnindikatoren definiert, die von den Verantwortlichen kontinuierlich beobachtet werden. Ob die Vorgaben des Vorstands dabei eingehalten werden, überwacht in seinem Auftrag die Konzernrevision. Sie prüft auch die Qualität des gesamten Chancen- und Risikomanagements. Die Controllingeinheiten analysieren regelmäßig alle Bestandteile des Prozesses sowie die Prüfberichte der Internen Revision und des Abschlussprüfers auf mögliche Verbesserungspotenziale und passen sie, wo nötig, an.

 

Internes, auf die Rechnungslegung bezogenes Kontroll- und Risikomanagementsystem

(Angaben nach § 315 Abs. 2 Nr. 5 HGB und erläuternder Bericht)

Deutsche Post DHL stellt die Ordnungsmäßigkeit der Konzernrechnungslegung mithilfe eines darauf bezogenen internen Kontrollsystems (IKS) sicher. Es soll gewährleisten, dass die gesetzlichen Regelungen eingehalten werden und die interne wie externe Rechnungslegung im Hinblick auf die numerische Abbildung der Geschäftsprozesse valide ist. Der Buchungsstoff soll vollständig und richtig erfasst und verarbeitet werden. Fehler in der Rechnungslegung sollen grundsätzlich vermieden beziehungsweise wesentliche Fehlbewertungen zeitnah aufgedeckt werden.

Die Ausgestaltung dieses Kontrollsystems umfasst organisatorische und technische Maßnahmen, in die alle Gesellschaften des Konzerns einbezogen sind. Zentral vorgegebene Bilanzierungsrichtlinien regeln die Überleitung der lokalen Abschlüsse und stellen sicher, dass die Bilanzierungsstandards nach EU-IFRS einheitlich und konzernweit angewendet werden. Ein einheitlicher Kontenrahmen ist für alle Konzerngesellschaften verpflichtend. Neuerungen in der internationalen Rechnungslegung werden von uns zeitnah auf Relevanz überprüft und ihre Umsetzung wird beispielsweise frühzeitig in monatlichen Newslettern angekündigt. Vielfach wird die Rechnungslegung in „Shared Service Centern“ gebündelt, um Abläufe zu zentralisieren und zu standardisieren. Die IFRS-Abschlüsse der einzelnen Konzerngesellschaften werden in einem einheitlichen System, basierend auf einer SAP-Software, erfasst und dann in einer einstufigen Konsolidierung an einem zentralen Standort verarbeitet. Automatische Plausibilitätsprüfungen und systemseitige Validierungen der Buchhaltungsdaten sind ein weiterer Bestandteil unseres Kontrollsystems. Daneben erfolgen regelmäßig manuelle Kontrollen, auf dezentraler Ebene durch die lokalen Verantwortlichen (zum Beispiel CFO) und zentral im Corporate Center durch die Zentralbereiche Konzernrechnungswesen und Reporting, Steuern und Corporate Finance.

Über die genannten Strukturen des IKS und des Risikomanagements hinaus ist die Konzernrevision ein wesentliches Organ im Steuerungs- und Überwachungssystem des Konzerns. Im Rahmen ihrer risikoorientierten Prüfungshandlungen kontrolliert sie regelmäßig die für die Rechnungslegung relevanten Prozesse und berichtet dem Vorstand über die Ergebnisse. Unter chronologischen Aspekten werden vor- und nachgelagerte Kontrollen und Analysen der gemeldeten Daten erstellt. Falls erforderlich, wird auf die Expertise externer Gutachter zurückgegriffen, zum Beispiel bei Pensionsrückstellungen. Schließlich garantiert die konzerneinheitlich gesteuerte Durchführung des Abschlussprozesses im Rahmen eines zentral verwalteten Abschlusskalenders einen strukturierten und effizient gestalteten Prozess der Rechnungslegung.

 

Berichterstattung von Chancen und Risiken

Chancen und Risiken zu erkennen und schnell zu ergreifen oder ihnen entgegenzuwirken ist ein zentrales Ziel für unser Unternehmen. So wird die erwartete Wirkung möglicher Ereignisse und Entwicklungen bereits in der Geschäftsplanung sowie in der Umsatz- und Ergebnisprognose berücksichtigt. Im Folgenden stellen wir primär Chancen und Risiken dar, die aus heutiger Sicht den Konzern im aktuellen Prognosezeitraum über die bereits in der Prognose berücksichtigten Erwartungen hinaus wesentlich positiv wie negativ beeinflussen könnten.

Chancen und Risiken werden nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und Wirkung bewertet. Daraus resultierend unterscheiden wir Chancen und Risiken niedriger, mittlerer und hoher Bedeutung. Als wesentlich werden Chancen und Risiken von mittlerer und hoher Bedeutung bezeichnet.

Die dargestellten Chancen und Risiken sind nicht notwendigerweise die einzigen, die sich dem Konzern eröffnen oder denen er ausgesetzt ist. Weitere Einflüsse, die uns derzeit noch nicht bekannt sind oder die wir noch nicht als wesentlich einschätzen, könnten unsere Geschäftstätigkeiten ebenfalls beeinflussen.

Chancen und Risiken werden im Konzern Deutsche Post DHL dezentral erfasst und bewertet. Über mögliche Planabweichungen einschließlich latenter Ereignischancen und -risiken wird überwiegend auf der Ebene von Ländern oder Regionen berichtet. Angesichts des Detaillierungsgrades der internen Berichte fassen wir hier die dezentral gemeldeten Chancen und Risiken zu den nachfolgenden Kategorien zusammen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die zugrunde liegenden Einzelmeldungen – mit Ausnahme von Weltkonjunktur und Weltwirtschaftsleistung – zumeist nicht bis gering korrelieren. Es ist als eher unwahrscheinlich anzusehen, dass mehrere größere Risiken einer Kategorie oder kategorieübergreifend gleichzeitig auftreten.

Sofern nicht anders spezifiziert, wird den Einzelchancen und -risiken eine niedrige und den jeweiligen Kategorien eine mittlere Bedeutung beigemessen. Die Chancen und Risiken gelten grundsätzlich für alle Unternehmensbereiche, sofern nicht anders angegeben.

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